采购订单申请单
申购是代表客户正式请求服务或产品的过程 你的部门. 申请单的审核和处理由 采购服务 和 合同服务.
提前计划
- 哪些产品/服务需要申请?
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您需要提交以下申请:
- 有条款和条件的产品/服务.
- 合同、协议和谅解备忘录 需要上海大学的签名.
- 资讯科技软件(包括免费软件).
- 在校园内提供的服务.
- 定制化产品.
- 家具及固定装置[pdf].
在下列情况下，你亦须提交申请书:
- 您需要帮助确定产品/服务的供应商.
- 您的购买请求不符合其他 付款方式.
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- 我需要附上什么?
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你可能需要在申请书内附上以下文件:
- 报价/估计.
- 工作范围[pdf]、建议书、谅解备忘录或未签署的合同.
- 软件技术征用影响评估表(TRIA.
- 活动招待表格[pdf].
- 装置、家具及设备安装许可证申请[pdf].
您可能还需要提供:
- 产品说明(e).g.(零件/型号、数量、品牌/制造商).
- 供应商联系信息(如有).
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- 我还应该考虑什么呢?
提交申请单
在整个申请过程中 战略采购-采购服务团队 将作为一个合作伙伴，帮助部门利用他们的采购 电力，利用系统范围的合同，遵守联邦和州的指导方针，并建立 与新供应商的关系.
- 如何提交申请?
- 提交申请后会发生什么?
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一旦申请单被提交并批准 罚球，分发给采购服务队. 他们将审查请求， 确认价格和可用性，协商条款和条件(如需要)，以及 然后将申请单转换为采购订单(PO). 订单将被发送到 供应商，并在双方同意条款和条件时定稿.
重要的是: 在PO最终确定之前，部门不应该向供应商下订单.
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- 我的部门的职责是什么?
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不代表菠菜网lol正规平台签署任何合同. 看到 合同政策的授权.
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检查 采购付款指引 看看这是否是正确的采购选择.
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输入申请单 罚球.
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在适当的时候提供报价/备份文件.
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对于不属于罚球的新供应商，您必须从以下选项中选择一个 在作为供应商的申请中:
-新供应商(编号000004233)
-投标供应商(编号0000043480)
-供应商编号$ VALUE(编号0000043479) - 有关上述供应商的更多信息，请参见 新供应商申请流程.
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- 我可否向同一供应商多次采购?
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当您想要使用一个供应商时，我们可以设置一揽子采购订单(BPO) 在规定的范围、期限内对商品或服务提出多项要求的 同一财政年度内.
BPO上要求的金额应该反映你整个财政年度的需求. 如果你不确定请求的金额，研究费用或回顾你以前的 购买历史. 这个金额应该包括运费和税. 业务流程外包不得超过 $49,999.请参阅 毯子订单 详细信息.
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- 什么时候需要征求意见?
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当申请量超过一定金额时，我们作为犯罪现场调查组有责任 校园考虑来自其他供应商的邀请并参与竞争 投标. 与不同类型的采购请求相关的要求见下文。 按金额计算.
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- 招标投标限额和要求是什么?
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投标限价门槛由申请和商品的金额决定 类型.
请参阅 投标限制的门槛和要求 了解您的采购的处理时间和投标要求 请求.
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- 有办法加快招标过程吗
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通过利用 SB/DVBE选项[pdf]，部门可绕过招标程序购买价值介乎两者之间的货品/服务/资讯科技 $5,000.01美元和249999美元.99元(如属公共工程合约，最高可获罚款33.3万元) 至少两家此类企业的报价.
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发出采购订单
在采购服务团队与供应商完成申请后，他们 是否会向供应商和部门联系人发出采购订单. 这个部门 然后可以要求履行他们的商品/服务吗.
当PO发出时，我们的财务系统也会预留总金额 PO作为预算目的的“负担”. 你可以用 如果发票金额等于或少于产权负担，则为PO. 学习如何 运行财务报告，请参阅我们的 培训和教程.
重要的是: 在PO发出之前，不应支付货物/服务.
- 订单发出后会发生什么?
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一旦PO完成，部门和供应商会收到一份PO的复印件.
本部门负责:
- 跟踪供应商，确认交货时间和状态
- 验证发票提交给付款服务
- 确保所有文档都引用了订单号
- 收到货物或批准付款时，及时响应付款服务 要求.
供应商负责:- 按照订单的要求完成订单
- 提交付款发票
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- 如果我的订单有问题，我应该联系谁?
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本部门应与供应商合作解决其订单中的任何问题. 这包括:
- 货物损坏
- 丢失的物品
- 返回产品
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- 我如何向供应商付款?
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在您收到产品/服务后，供应商或部门将需要 to 提交发票 支付服务.
如果发票金额等于或，则只能根据PO处理付款 少于留置金额.
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- 如何更改或关闭订单?
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当PO的余额为0美元时，它应该自动关闭. 如果你需要 要增加、减少或关闭PO，请参见 改变订单 页面.
我们建议各部门 检讨他们的公开合约[pdf] 在财政年度结束前关闭，如果订单已经完成.
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额外的指导方针
根据所采购的商品或服务，提供补充文件 和/或指导可能适用于您的申请. 请参阅 表格及资源.
