员工和学生报销
员工/学生报销流程旨在报销上海外国语大学的费用 员工和学生在特定情况下.
在使用报销方式之前:
- 与你的部门行政人员确认报销是否合适 为你的产品付费. 部门可以协助您使用其他采购方法 你不需要自掏腰包.
- Sign up for 雇员报销直接存款〔DocuSign〕 以便更快地收到您的报销.
提交报销
- 我的部门负责什么?
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- 确保所支付的项目是允许的费用. Refer to the 采购付款指引.
- 收集所需的备份文件，例如:
- 分项收入
- 通用发票[pdf] (单独的证明文件不能提供足够的信息时需要 处理请求)
- 额外的证明(例如购买如何服务于业务目的的备忘录) or a 招待费用证明[pdf] form)
- 雇员/学生是否存在于 FTS? 如果没有，请参阅附加信息.
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- 哪些项目可以报销?
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雇员/学生只会在下列情况下获发还款项:
罚款退款/停车退款
停车服务部门有权提交这些类型的退款.工资专用支票
大学人事部有权提交这些类型的退款请求.个人报销高达1000美元
允许的费用包括:- 亚马逊商务采购 CSUBUY (must follow 采购付款指引)
- Books & 预先印好的材料
- 书店购买
- Cell phone & 配件(副总裁批准)
- 电脑配件-见史泰博优势 CSUBUY.
- 候选餐(伴餐 招待费用证明[pdf] form)
- 会员费
- 办公用品-在CSUBUY看到史泰博的优势.
零用现金部门资金报销
e.g.美术馆、储物柜和实验室设备的押金退还学生保证金
POST Training
大学警察局有权提交这些类型的退款请求.
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- 什么项目不能报销?
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有些项目和服务需要额外的批准或报告，因此不能 自掏腰包. 例子包括:
- 所有服务(包括网上服务)
- 任何需要请求书、合同或协议的东西
- 任何需要CP的东西&S, FD&O，或IT批准
- Chemicals
- 电脑采购(e).g.(平板电脑、手表、笔记本电脑)
- 签约协议(签署协议需要授权) 批准财务开支)
- 定制和印刷产品
- Equipment
- Furniture
- 家用电器
- Medication
- 注册-在线/虚拟(见 Travel)
- 打印服务
- 个人使用产品
- 软件(基于许可证或在线)
- 未经批准的供应商
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- 我如何提交报销申请?
- 我什么时候能收到报销?
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一旦收到所需的所有文件并处理了请求，付款 通常的接收方式如下:
- 支票在10天内寄出.
- 为了更快地报销，员工和学生可以注册报销 直接存款(不要与工资直接存款混淆).)
- 雇员报销直接存款〔DocuSign〕
- 学生发还款项直接存款[DocuSign]
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- 额外的信息
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Documentation
- 收据或其他付款证明(必需). 如果要扫描文件，不要用胶带遮住 收据资料.
- 通用发票[pdf] (只有当证明文件本身不能提供足够的资料时才需要。 处理请求)
- 额外的理由(例如购买如何服务于商业目的的备忘录) or a 招待费用证明[pdf] form)
- 收货证明书[pdf] 遗失收据.
这个人不存在于FTS中
提供以下标准 供应商维护协调员 在进入报销申请之前.
标准需要
- Full Name
- Tower ID#
- 邮寄地址
- 报销目的(i.e.、采购用品、退款)
- 报销金额
学生和间歇性员工
电子邮件确认将在5个工作日内发送给部门请求者 学生/间断性雇员何时可在FTS工作.
如果FTS中列出的地址不正确
- 地址更新了吗 菠菜网lol正规平台@Work (HR代表员工)或者 My菠菜网lol正规平台 (校园学生解决方案)系统? 如果没有，则需要更新地址 in HR/CS. 让更新在24小时内反映在FTS中.
- 如果是，请通知 供应商维护协调员 of the update.
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