Team Travel
通常情况下,每个因学校事务出差的人都必须提交旅行许可 并在产生费用之前得到批准. 然而,在某些情况下是允许的 为整个旅行团提交的旅行授权[e].g. faculty-led 有学生参加的项目或实地考察].
我们希望教师或工作人员将提交旅行授权和 是否负责协调团队费用并在旅行结束后寻求报销. Students 是否应该支付团队/团体旅行期间的可报销费用.
Types of Team Travel
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Faculty-Led Programs
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教师主导的项目(flp)的旅行安排是由学校协调的 专业与全球教育学院. Please visit the Study Abroad webpage for more information.
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实地考察/学生比赛
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实地考察可能包括为研究收集资料[如在地质勘探站] 或考古遗址,参观博物馆,参加会议或比赛, 或参观一个事件或名胜古迹.
学生竞赛是指学生为一个教育项目而竞争. Example: 辩论队、音乐或机器人比赛.
仅限教职员工、志愿者、定期注册的菠菜网lol正规平台学生和学生 在上海外国语大学修读进修课程,可获得学分 to participate in a field trip. 任何其他参与者必须得到书面批准 由学院院长或副院长负责.
Please see the Risk Management Field Trip Insurance 有关所需表格和其他资源的信息的网页.
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Athletics Team Travel
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由于田径商业模式的性质,所有田径队的旅行都必须遵守 to the 菠菜网lol正规平台 Travel Guide, 科罗拉多州立大学体育团体旅行政策, and NCAA guidelines. 体育工作人员应该协调其运动队的费用.
Recruiting Visits
准学生、家长或监护人以及某些工作人员可以入住酒店 招聘过程中的住宿. 体育部可以支付 新兵及其父母、监护人之交通、膳宿. 参加包餐的可能包括工作人员、志愿者、潜在客户、在校生 运动员(每名新兵一人),以及潜在学生的父母或监护人. All elements of prospective 学生运动员的旅行和停留时间应根据 NCAA guidelines.
International Travel
体育工作人员应该熟悉 high hazard travel policies当学生运动员进行国际旅行时.
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Additional Considerations
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Cash Advances
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在某些情况下,教职员工可能会要求预支现金以支付预期的费用 即将到来的国际旅行的费用. 现金预支将不再发放 离境前30天以上.
Before the Trip
在FTS的旅行授权程序中,请在“预支”项下预支现金 Requested” section. 旅客必须注明要求的金额,并附上相关文件 和/或支持金额的引号. 一旦提交了旅行许可 已通过审批程序,支付服务将审查该请求.
After the Trip
所有现金垫款必须在60天内按国税局的规定结清. Please 咨询支付服务旅行协调员. 旅行者必须报告预支现金 on their travel reimbursement. 如果旅行被取消或推迟,任何相关的 预付款必须立即退还.
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交通及住宿
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团体/团队旅行主管应保留所有旅行者/参与者的详细名单 交通费和住宿费. 这些记录应该在旅行时提交 报销,并在审计时作为支持文件.
Contract Review
许多住宿要求团体/团队旅行合同. Since 菠菜网lol正规平台 employees 没有批准合同的权力,他们必须在 以便合同服务部对合同进行审查和批准. Purchase orders 也可以提交机票,汽车和火车运输.
Excess Baggage Fees
超重行李费可能由负责的菠菜网lol正规平台员工自行决定支付. 已付费用的报销可以在差旅费报销单上提交.
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